スルーされないメールの書き方のコツ

　仕事のメールを送ったのに、数日たっても返事がこない。「もーっ。いったい何やっているのよ。早くしてよ！」と相手のレスポンスの悪さを責め、こちらのイライラは募るばかり……そんな経験を私もしてきました。

　「返信しない相手が悪い」と、つい決めつけてしまいがち。だけど「メールを送信したからといって相手に伝わったとは限らない」。実はこれがメールの心得です。

メールの４つのメリット、３つのデメリット

　メールを開封しても、文末まで読む気にならないメールがあります。読まないから、どんどん後回しになり優先順位が低くなっていきます。

　読んでもらえるメールを目指すには、「私のメールって読みやすい？」という視点が大事。相手がメールを読み、その内容を理解し、アクションしやすいメールを書いているか？　メールで用件を伝えるメリット、デメリットを冷静に見据える必要があります。

＜メリット＞
　（１）いつでも書けてすぐ送れる（２）資料を添付できる（３）一度に複数の人に連絡が可能（４）書いたものを記録として残せる

＜デメリット＞
　（１）一度送ったら消せない（２）機密性が低い（３）相手にどのように伝わったかわからない

うんざりメールのチェックポイント

　では、読む気をなくさせるメールとは？
・何を伝えたいのかポイントがわからない（ロジカルでない）
・改行が少なく、文字の固まりが大きくて、うんざりする（空白がないのでパッと見て、威圧感がある）
・長文なので、読むのに時間がかかりそう（余計な情報が多い）
・礼儀に欠ける（名前の間違い、言葉遣いなどの不注意さが目立つ）
・開封確認の要求付きにムッとする（管理されていることに反感を持つ）

　読み手をうんざりさせてしまうこんなメールを反面教師として、自分のメールをブラッシュアップしていきましょう。

確実に開封してもらう件名の書き方

　メールはまず開封してもらわなければ話になりません。

＜そそられる件名にする＞
　大量に届くメールの中で確実に開封してもらうには、相手が「これは自分に関係がある。これをスルーすると大変！」と思う件名にすることです。例えば、「打ち合わせの件」より、「７月４日の打ち合わせ時間の件」と具体的な数字を入れることで、「これって来月に迫っている案件だ。早めに返信しよう」と相手に思わせます。

　「お久しぶりです」とか、「ご報告」という件名も避けましょう。「○○へのお誘い」「納期・価格決定のご報告」など、一目で目的がわかる簡潔かつ具体的な件名にしましょう。

＜それって本当にメールでいいの？＞

　メールのやり取りには、ふさわしくないものがあります。

　例えば……

＊緊急の用事は、電話やＦＡＸのほうが早い場合があります。
＊とても大切な案件は、「ｆａｃｅ ｔｏ ｆａｃｅ」で話したほうが相手に確実に伝わります。
＊ネガティブな情報は、面と向かって言いにくいのでメールで、という逃げの選択をしてしまうと、その後の人間関係に響いてきます。

　メールはコミュニケーションのきっかけづくりでもあります。すべてをメールに頼るのは危険です。

　また、普段から相手への印象を良くしておくことも大切です。好感を持つ人からきたメールは、優先的に読みたくなるものです。名前を見た瞬間に、「どうしたの？　何？」と思わせる人っていますよね。「あの人からのメールは読まなくっちゃ！」と思ってもらう魅力ある人になりたいものです。

　良識があるかどうかはメールでわかる。スルーされない存在感も大切。

Profile プロフィル

関下昌代（せきした・まさよ）

著作家・キャリアカウンセラー

　亜細亜大学非常勤講師。熊本市生まれ。高校卒業後、住友信託銀行に就職。以後、派遣、臨時職員でテレビ熊本、熊本県庁などで勤務した。１９８９年シティバンク銀行に転職。いくつかの業務部を経て、２００１年人事本部人材開発課に異動。社員研修プログラムの企画、社内講師役を務める。２００９年３月、立教大学大学院異文化コミュニケーション学修士号取得。同１１月末シティバンク銀行を退職。２０１１年４月より大学でビジネスマナーやコミュニケーションの科目を担当。著書に「伸びる女の社内政治力」（さくら舎）、「伸びる女（ひと）と伸び悩む女の習慣」（明日香出版社）「伸びている女性がやっている感情整理の新ルール」（ＫＡＤＯＫＡＷＡ）、「シティバンク人事部で私が学んだ一生使える「気づかいの基本」が身につく本」（大和出版）「仕事も人間関係もうまくいく！マナードリル」（総合法令出版）「反学歴の成功法則」（経済界）などがある。

伸び悩む女の独りごと～異文化の交差点