「仕事が速い」女性の時間管理術 3つのルール

楽しく働くための社内政治力

 「働き方改革」という言葉をよく聞くようになりました。「会社や政府はどんな改革を私たちのためにしてくれるのかしら?」と待っていても、すぐに現状は変わりません。じりじりと待っているくらいなら、自分の働き方、改革してみませんか?

 例えば時間の管理について。仕事が丁寧でも遅ければ文句を言われ、手早く仕上げてもミスがあれば、かえって時間がかかって上司の機嫌を損ねることに。外資系銀行に転職して押し寄せる仕事の波にアップアップしていた30代の頃、隣の部署の40代のお姉様にビシッと言われた一言がこれです。

 「仕事は追われるのではなく、追いかけるもの!」

 すぐにはその意味が分かりませんでしたが、徐々に体で覚えていったのは、仕事は受け身の姿勢ではなく、能動的に自分から「先」に動くということでした。そこで、私が見いだしたルールは「仕事の優先順位」「時間の有効活用」「競争相手は自分」の三つです。

(1)常に仕事の優先順位を頭におく

 その日やるべき仕事のスケジュールを立てていても、次々と新しい仕事が入ってくるものです。「え?! それも私の仕事?」とネガティブになるより、まず、仕事の優先順位を並べ替えます。締め切り日を把握し、緊急で重要な仕事から片づけていきますが、時には上司に優先順位について相談してみましょう。そうすれば、抱えている仕事全体の進捗しんちょく状況も報告できて一石二鳥です。

(2)細切れ時間の有効活用

 緊張が伴う集中力は長く続きません。意識的にリラックスする時間を持つことも必要です。席を離れてコーヒーを買いに行くなど、フレッシュエアーを浴びに行きます。私はよく屋上で景色を眺め、背伸びをして机に戻っていました。

 仕事の中には得意な仕事と、苦手な仕事があります。苦手な仕事の優先順位が高い時、なかなかエンジンがかからないものです。そんな時、私は時間を決めて得意な仕事をちょっとだけして気分を盛り上げ、いい調子のまま苦手な仕事に取り組むようにしていました。得意な仕事の勢いを借りれば、苦手意識を少しは軽くすることができます。

(3)過去の自分と競争してみる

 仕事には、毎日の仕事、定期的(月に1度、四半期ごとなど)な仕事があります。自分の仕事の成果を数値でアピールするためにも、「現在の私」を「昨日の自分」「先月の自分」と競争させるのです。

 例えば、先月60分かかった仕事が、今月は45分で完成! 短縮できた理由は○○と分析してみる。かかった時間を計測し、比較することで何らかの原因を突き止めることが可能になります。自分なりの工夫をすれば、たとえ単純な仕事であっても面白さが生まれます。

 自分の現状に目を向け、改善できる点を洗い出し、働き方を改革しましょう! 「あの人って仕事が速くて正確」はイコール「信頼できる人」ということです。

 いかに自由でフレキシブルな時間を作りだすか。それが働き方改革の第一歩!

関下昌代
関下昌代(せきした・まさよ)
著作家・キャリアカウンセラー

 亜細亜大学非常勤講師。熊本市生まれ。高校卒業後、住友信託銀行に就職。以後、派遣、臨時職員でテレビ熊本、熊本県庁などで勤務した。1989年シティバンク銀行に転職。いくつかの業務部を経て、2001年人事本部人材開発課に異動。社員研修プログラムの企画、社内講師役を務める。2009年3月、立教大学大学院異文化コミュニケーション学修士号取得。同11月末シティバンク銀行を退職。2011年4月より大学でビジネスマナーやコミュニケーションの科目を担当。著書に「伸びる女の社内政治力」(さくら舎)、「伸びる女(ひと)と伸び悩む女の習慣」(明日香出版社)「伸びている女性がやっている感情整理の新ルール」(KADOKAWA)、「シティバンク人事部で私が学んだ一生使える「気づかいの基本」が身につく本」(大和出版)「仕事も人間関係もうまくいく!マナードリル」(総合法令出版)「反学歴の成功法則」(経済界)などがある。

伸び悩む女の独りごと~異文化の交差点