スルーされないメールの書き方のコツ

楽しく働くための社内政治力

 仕事のメールを送ったのに、数日たっても返事がこない。「もーっ。いったい何やっているのよ。早くしてよ!」と相手のレスポンスの悪さを責め、こちらのイライラは募るばかり……そんな経験を私もしてきました。

 「返信しない相手が悪い」と、つい決めつけてしまいがち。だけど「メールを送信したからといって相手に伝わったとは限らない」。実はこれがメールの心得です。

メールの4つのメリット、3つのデメリット

 メールを開封しても、文末まで読む気にならないメールがあります。読まないから、どんどん後回しになり優先順位が低くなっていきます。

 読んでもらえるメールを目指すには、「私のメールって読みやすい?」という視点が大事。相手がメールを読み、その内容を理解し、アクションしやすいメールを書いているか? メールで用件を伝えるメリット、デメリットを冷静に見据える必要があります。

<メリット>
 (1)いつでも書けてすぐ送れる(2)資料を添付できる(3)一度に複数の人に連絡が可能(4)書いたものを記録として残せる

<デメリット>
 (1)一度送ったら消せない(2)機密性が低い(3)相手にどのように伝わったかわからない

うんざりメールのチェックポイント

 では、読む気をなくさせるメールとは?
・何を伝えたいのかポイントがわからない(ロジカルでない)
・改行が少なく、文字の固まりが大きくて、うんざりする(空白がないのでパッと見て、威圧感がある)
・長文なので、読むのに時間がかかりそう(余計な情報が多い)
・礼儀に欠ける(名前の間違い、言葉遣いなどの不注意さが目立つ)
・開封確認の要求付きにムッとする(管理されていることに反感を持つ)

 読み手をうんざりさせてしまうこんなメールを反面教師として、自分のメールをブラッシュアップしていきましょう。

確実に開封してもらう件名の書き方

 メールはまず開封してもらわなければ話になりません。

<そそられる件名にする>
 大量に届くメールの中で確実に開封してもらうには、相手が「これは自分に関係がある。これをスルーすると大変!」と思う件名にすることです。例えば、「打ち合わせの件」より、「7月4日の打ち合わせ時間の件」と具体的な数字を入れることで、「これって来月に迫っている案件だ。早めに返信しよう」と相手に思わせます。

 「お久しぶりです」とか、「ご報告」という件名も避けましょう。「○○へのお誘い」「納期・価格決定のご報告」など、一目で目的がわかる簡潔かつ具体的な件名にしましょう。

<それって本当にメールでいいの?>

 メールのやり取りには、ふさわしくないものがあります。

 例えば……

緊急の用事は、電話やFAXのほうが早い場合があります。
とても大切な案件は、「face to face」で話したほうが相手に確実に伝わります。
ネガティブな情報は、面と向かって言いにくいのでメールで、という逃げの選択をしてしまうと、その後の人間関係に響いてきます。

 メールはコミュニケーションのきっかけづくりでもあります。すべてをメールに頼るのは危険です。

 また、普段から相手への印象を良くしておくことも大切です。好感を持つ人からきたメールは、優先的に読みたくなるものです。名前を見た瞬間に、「どうしたの? 何?」と思わせる人っていますよね。「あの人からのメールは読まなくっちゃ!」と思ってもらう魅力ある人になりたいものです。

 良識があるかどうかはメールでわかる。スルーされない存在感も大切。

関下昌代
関下昌代(せきした・まさよ)
著作家・キャリアカウンセラー

 亜細亜大学非常勤講師。熊本市生まれ。高校卒業後、住友信託銀行に就職。以後、派遣、臨時職員でテレビ熊本、熊本県庁などで勤務した。1989年シティバンク銀行に転職。いくつかの業務部を経て、2001年人事本部人材開発課に異動。社員研修プログラムの企画、社内講師役を務める。2009年3月、立教大学大学院異文化コミュニケーション学修士号取得。同11月末シティバンク銀行を退職。2011年4月より大学でビジネスマナーやコミュニケーションの科目を担当。著書に「伸びる女の社内政治力」(さくら舎)、「伸びる女(ひと)と伸び悩む女の習慣」(明日香出版社)「伸びている女性がやっている感情整理の新ルール」(KADOKAWA)、「シティバンク人事部で私が学んだ一生使える「気づかいの基本」が身につく本」(大和出版)「仕事も人間関係もうまくいく!マナードリル」(総合法令出版)「反学歴の成功法則」(経済界)などがある。

伸び悩む女の独りごと~異文化の交差点