仕事のツールは自腹で購入? それとも経費で落とす?

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仕事で使う道具について、購入費用を会社の経費として落とせるのか、それとも自己負担になるのか、迷う人は多いようです。読売新聞の掲示板「発言小町」には、「仕事ツールは自腹ですか?経費ですか?」と題する投稿が寄せられました。どうすれば必要経費とみなされるのか。専門家に聞いてみました。

1本5000円のノギスが欲しい

トピ主の「てんてこまいこ」さんは、メーカーの営業担当。自分の勉強のために出荷時の製品サイズを確かめたくて、精密な物差しであるノギスが欲しいと思いました。ところが、ノギスは1本5000円もします。「5000円はお財布に痛恨の一撃です。業務で使用する道具は、皆さんは会社の経費で買っていますか? 自分で購入していますか?」と発言小町に問いかけました。

この投稿には、次のような反響が寄せられました。

こだわりたい物は自腹で

「こだわりたい物なら、自分で買います」と言うのは、技術系の仕事をしている「エス」さん。仕事に使う道具は、会社側が貸与などの形で提供しているものの、「自分が楽になったり、仕事の質が上がる」と思えば、気に入ったものを自腹で買って使っているそうです。「会社が提供する物はコスト重視で、プロとして見ると物足りないことが多々あります」と「エス」さんは言い切ります。

仕事に必要なものは会社負担で

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反対に、「会社で仕事に必要なものには、びた一文出したくありません。例えボールペン1本でも」と書いてきたのは、「通りすがり」さん。自腹で購入していた文具などの費用を会社側が負担するよう、社内にある意見箱に提案したところ、会社側は提案を受け入れました。ただし、「メモやペン一つでも業務エリア外には持ち出し禁止」と規則が厳しくなった一面も。「人によって、お気に入りの物を持ち込んでいるようですが、私はそんな場所にお気に入りの物は置いておきたくないです」と締めくくりました。

ドラマもヒット、必要経費の概念は?

今夏にNHKで放送されたドラマ「これは経費で落ちません!」は、最高視聴率8.5%の人気を集めました。多部未華子さん演じる石鹸せっけんメーカーの経理部のアラサー女子が、回ってきた領収書に関する難題を解決していくストーリー。茶菓子代や衣装代、出張費と、どこまで会社の経費と認めるのか、ドキドキしながら見た人も多いのではないでしょうか。

税理士の小嶋大志さんに、必要経費の概念について聞いてみました。小嶋さんは、東京・港区に小嶋税務会計事務所で、多くの企業の税務相談を行い、社外監査役なども務めています。

経費とは何かを知っておくことも大切

「税務上の必要経費というのは、サラリーマンの場合は関係ないと言っていいでしょう。年末調整で一括して給与所得控除を受けますから。自分でスーツ代金などの領収書を取っておいて確定申告しても、税務当局が認める可能性は低いです。ただ、経営側の観点に立って、経費とは何かを知っておくことは大切でしょうね」と小嶋さんは話します。

税理士の小嶋大志さん(東京・港区の小嶋税務会計事務所で)

これまでの判例では、税務上の必要経費は「業務遂行のために必要と客観的に認識できるもの」と示されています。

「個人事業主の場合では、『同級生と会食をしたが、その同級生がお客さんを紹介してくれたから、会食代は必要経費だ』『お得意様接待用のヨットの購入代金は経費だ』という主張が認められなかった判例もあります。それだけ必要経費への税務当局の視線は厳しい。客観的にだれもが納得できる説明ができるかが問われます」と小嶋さんは説明します。

要は言い方の問題 最後は会社側が判断

例えば、参考図書を購入する場合、経理担当者に「自分の勉強のために家にも一冊置いておきたいから」などと説明するのはNG。「私的流用か」と疑問を投げかけられてしまいます。「要は、言い方。客観性を持たせるためには、<1>業務遂行上、必要 <2>自分のためだけではない――最低限、この2点をみたすことが大切です」と小嶋さん。

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「ノギス1本だったら、ダメ元で申請してみるのは手だと思います。もっとも認めるかどうかは会社の判断ですが」と話します。

発言小町には、50代の会社員である「秋寒」さんから「部下には『個人のお金を仕事に使うな』と言ってきました。申請して却下されないように、前もって『こういう理由でこれが必要なので購入します』とうまく上司を説得することも、今後仕事で成功していくために大切なことなのではないでしょうか」と、トピ主さんを励ます意見も寄せられました。

仕事に使う道具なのに、自腹か経費か迷ってしまう。道具の種類にもよるかもしれませんが、会社との対し方まで問われているようです。(読売新聞メディア局編集部 永原香代子)

【紹介したトピ】
仕事ツールは自腹ですか?経費ですか?

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